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El Consejo en Propiedad Horizontal es el órgnao que puede verificar gastos, vigilar contrataciones y autorizar el uso de fondos reservados; pero además, puede convocar al Órgano de gobierno (Asamblea) cuando lo crea necesario, o cuando el Administrador no lo hace; pudiendo también reemplazar a éste, ante ausencia o vacancia;

El esquema nos muestra el camino de control y fiscalización sobre la actividad del Administrador

Comienza en la figura del copropietario quien puede concurrir a Asamblea y ser votado miembro del Consejo de propietarios; componiendo ese órgano junto a otros, o en solitario

Dado que los demás propietarios descansarán la tarea de control en su persona, es prudente y conveniente que lo auxilien con un recurso fijo para asesoramiento de especialistas que lo instruyan; en nuestro caso consideramos una tarea fundamental de la Asociación asistir a los Consejos transmitiendo conocimiento y herramientas que los ayuden a perfeccionar las tareas del Administrador, haciéndolas mas eficientes para todos, mediante el permiso que nos otorgan para concurrir trimestralmente a la oficina de administración, a recabar los datos de libros y base documental, suficiente para obtener un panorama preciso de la situación Consorcial, y del cumplimiento de la Ley nº 941/GCBA, confeccionando un informe, que se confronta con el Administrador y se expone luego ante el Consejo tarea que cabe aclarar no se trata de inspección ni pericia, resortes de la Dirección General de Defensa y Protección al Consumidor [art. 43 inc. d) Ley nº 24.240]; como tampoco incluye asesoramiento, consultoría u otra tarea reservada a incumbencias de profesionales de ciencias económicas [Ley nº 20.488] pues en caso de requerir participación de un profesional en ciencias económicas, solo se podrá a través de un profesional debidamente matriculado en el Consejo Profesional de CABA;

En este ejemplo, es la Asociación, pero puede ser cualquier persona capacitada con entendimiento en la materia, sin necesidad que sea abogado, contador, u otro profesional, quien aborde la documentación en manejo del Administrador y la pueda evaluar para transmitirle el resumen de la actualidad consorcial, los riesgos, precauciones a tomar y prevenciones para tener en cuenta

En la oportunidad anual de tratar el tema tan delicado de la Rendición de Cuentas del Administrador, que puede sentenciar un perdón definitivo a lo incorrecto, o puede condenar a hacerlo bien y hacerlo responsable, gracias a estos informes se encontrarán, tanto consejeros como el resto de los asambleístas en condiciones de hacerlo a conciencia, con seriedad, y madurez, en defensa de sus bienes

Claro que para hacerlo viable se debe contar con la buena predisposición del Administrador para facilitar la documentación; y en caso de no hacerlo, será suficiente razón y motivo para la acción judicial de remoción con causa; o a la petición de acceso compulsivo con auxilio de la fuerza instruida por un Juez;

Con la documentación expuesta y evaluada, se procede a confrontar los gastos con los respaldos que acreditan su destino, debidamente conformados de acuerdo a parámetros impositivos, previsionales, tributarios, contractuales, y también la conciliación de cada importe con los extractos bancarios en todos los casos en que los Consorcios cuentan con una cuenta corriente bancaria; por otro lado se verifica el preciso cumplimiento de la administración con los estándares de la Ley n° 941 del GCBA.;

La documentación pedida trimestralmente para evaluar es la siguiente;

De la relación con el Constructor, Emprendedor, Desarrollador o Fondo Fiduciario

-convenios de reserva de derechos (publicidades en medianeras, alquiler de azotea, de los servicios de usos múltiples, comodidades, servidumbre de cámaras transformadoras, etcétera)

-convenios de exclusión de expensas de unidades no vendidas, de fijación de plazo de administración

-reclamos por deterioros o vicios de construcción

De la relación con Registros y Escribanos Públicos

-reglamento de Propiedad y Planos inscriptos de Subdivisión, Cálculos, Cañerías, Inicio y Final de obra

-certificado Registral de titularidades de dominio (lista sábana de unidades)

-certificados de deuda individual e informes de deudas consorciales para compraventas

-recepción de fondos de reservas retenidos en escrituraciones

Del suministro de servicios públicos (AySA, Metrogas, Edesur/nor, ABL)

-facturas de pago de servicios

-reclamos por cortes o provisión de suministro

-constancias de pago por acondicionamiento de salas de medidores, tableros eléctricos, reconexiones, recomposición de veredas, moratorias, convenios

De los Seguros

-pólizas de integral de edificio; de ART; de vida colectivo; de Maternidad, Vida, Discapacidad y Desempleo; de responsabilidad profesional del administrador, de caución por daño ambiental de incidencia colectiva

-constancias de pagos de las cuotas

-reclamos, citaciones, pedidos de intervención, peritaciones, etcétera

-constancias de reintegros por coberturas efectivizadas

De las relaciones Laborales

-libro de Ingresos, Sueldos y Jornales; conformación del grupo familiar, integración actual, concesión de la vivienda de portería

-libro de Órdenes al personal y notificaciones, apercibimientos, sanciones, multas, telegramas, renuncias, intimación por jubilaciones, etcétera

-Contratos de trabajo temporal, listado de jornalizados, empleados sin registración

-planilla horaria y de registración de horas extras

-entrega de ropa de trabajo, herramientas, elementos de seguridad y provisión de comodidades

-recibos de pago de salarios, de plus adicionales, de servicios extraordinarios

-cursos de trabajador integral de Edificios, de Seguridad e Higiene laboral, de separación de residuos, de sistema de resolución de conflictos en PH, otros

-constancias de adicionales por horas extras, plus jardín, cochera, pileta, retiro residuos, separación de residuos, valor vivienda, antigüedad, movimiento de autos, zona desfavorable, sueldo anual complementario, asignaciones familiares, adelantos de salarios

-pedidos y concesiones de licencias por vacaciones anuales, feriados, días no laborables, matrimonio, maternidad, paternidad, mudanza, exámenes, enfermedad de hijos, hospitalización de hijos, adopción de hijos, fallecimientos de padres, cónyuge, hijos, hermanos, nietos, abuelos, suegros, nueras, yernos, capacitación, eventos culturales o sociales, refrigerio, asuetos, día del encargado, emisión de voto en país limítrofe, enfermedades inculpables, accidentes de trabajo o en tránsito (?in itinere?), viáticos para realizarse exámenes médicos o concurrir a capacitación;

-caja de ahorro bancaria / cuenta salario

-pagos de Caja Protección Família

-planilla de remuneraciones para la asociación sindical

-contratos de Medicina Legal obligatoria; revisión médica preocupacional y ocupacional anual

-colocación disyuntor diferencial en portería

-reclamos sindicales, convenios ante SECLO, SERACARH, judiciales, demandas, multas, retenciones por embargos de terceros

-renuncias, distractos, entregas de Certificados Laborales, recupero de portería

De las relaciones Tributarias y Previsionales (AFIP)

-altas y bajas del personal empleado

-formularios n° 931 y tickets de pago

-moratorias, convênios, prorrogas, presentaciones tardias, rectificaciones

 -impuesto a las ganancias sobre rentas de alquileres, unidades de 100mts.2 y monto de expensas superior a $8.000; impuestos al valor agregado sobre locaciones gravada, sobre retenciones de pago a terceros (empresas de vigilancia, limpieza y/o recolección de residuos) sobre retenciones de contribuciones patronales a la seguridad social por pago a terceros; impuesto a ingresos brutos por crédito y débito bancario (cheques)

De los contratistas de obras y abonos

-presupuestos y contratos aprobados por Asambleas

-recibos, facturas y remitos de recepción de materiales, de mano de obra y/o de pagos

-pólizas de seguro de responsabilidad civil por daños materiales y frente a terceros

-nóminas de colaboradores y ayudantes para cada trabajado concertado

-copias de matrículas habilitantes de gasistas, instaladores sanitaristas, electricistas, calderistas, foguistas, ascensoristas, técnicos en seguridad e higiene, antenistas, inspectores de tanques, vigiladores privados; inscripciones en AFIP y en ANSeS

-contratos de abonos periódicos (conservación de ascensores, portero eléctrico, desinsectación, control de plagas y monitoreo de roedores, revisión de calderas, extintores manuales de fuego, nichos hidrantes), tarjetas de control, certificados, constancias de reparaciones, ajustes, revisiones, observaciones, recepción de artículos de limpieza, análisis bromatológicos de água, pruebas de emergências de ascensores o montacargas), servicios de vídeo cable comunicaciones y audiovisuales, publicidades en medianeras, cartelería colgante, alquiler de terrazas, azoteas, patios, portería, locales comerciales a nombre del consorcio, servidumbres para cámaras transformadoras

De las Entidades Bancarias

-contrato de Cuenta Corriente Bancaria

-extractos periódicos de estado de cuentas, depósitos, transferencias, débitos

-libreta de cheques entregados, devueltos, anulados, cobrados, endosados, registrados

-clearing bancario de depósitos en Rapipago, PagoFácil, Pagomiscuentas, etcétera

-acta de asamblea que ordena la utilización con firma conjunta, determinada, indistinta o individual

De las relaciones con los linderos

-reclamos por derecho de apoyo, de valor de terreno, de valor de material y mano de obra

-reclamos por deficiencias de conservación o por recupero de inversiones sobre muros medianeros

-acciones de reparaciones urgentes de deterioros del edificio lindero y pedido de reembolso

De las relaciones con terceros ajenos al Consorcio

-seguros de cobertura por terceros transeúntes, contratistas no asegurados, visitantes, o familiares de los consortes dañados por vicios o riesgos de cosas o bienes del Consorcio

-acciones posesorias contra turbaciones, desposesión, o recupero de partes comunes

-acciones reales de reivindicación, confesión, negación o deslinde 

De las relaciones con Consorcistas

-acciones administrativas, mediaciones, juicios, convenios por infracciones a la convivencia, conductas y prohibiciones propias entre vecinos

-reembolsos de gastos por gastos de condomínios autorizados en carácter urgente

De las relaciones con el ExAdministrador

-renuncias, remociones, fallecimientos, inhabilitaciones que extinguen mandatos, actas, cartas documento, reclamos, mediaciones, convênios, juicios, pagos, cobros de saldos

-recibo de recupero de los antecedentes documentales del consorcio

De las relaciones con copropietarios

-reclamos, cartas documento, mediaciones, convenios, juicios por reparación de unidades funcionales

-liquidaciones mensuales de expensas, constitución de domicilio especiales, constataciones de artefactos en unidades funcionales, advertências por depósito de mercadería peligrosa, por actividades que comprometan la seguridad del inmueble, la moral o destino diverso al reglamentario

-intimaciones por gestión de cobro de expensas, de fondos de reserva, de cuotas extraordinárias, cargas particulares, multas, convênios, mediaciones, ejecuciones

-autorizaciones a modificaciones aprobadas por asambleas y su permiso o aviso de obra gubernamental

-denuncias al organismo de contralor por construcciones irregulares

-intimaciones por conductas en infracción al Reglamento o a la Ley

De las relaciones con vecinos

-reclamos y situaciones jurídicas derivados de ruídos molestos, olores, luminosidad, vibraciones, radiaciones, obstáculos a la aireación, invasión de espacio aéreo, arbustos y/o cualquier otra inmisión molesta o dañina

De las relaciones con Inquilinos

-determinación de gastos como extraordinários

-intimaciones por conductas en infracción al Reglamento o la Ley

De las relaciones con el Administrador

-contrato de mandato especial, acta de designación, de aprobación de cuentas, de aprobación de respaldo patrimonial, de renovación, cursos de aprobación y capacitación, de separación de residuos

-circulares, convocatorias a asambleas, ofícios públicos o privados, citaciones, dictámenes, contrataciones de pericias, pactos de honorarios, auditorías

-libro de asambleas, de administración, de registro de propietarios, de registro de firmas, de ascensores,  declaraciones juradas anuales al registro público de administradores

-recibos de cobro de expensas, tickets de depósitos bancarios

De los consejos de propietarios

-libros, acuerdos, reuniones, autorizaciones a los consejeros

-pedidos de asambleas, autorizaciones de gastos urgentes

-constancias generadas durante cobertura de administraciones por vacancia

De la Dirección General de Defensa y Protección del Consumidor con Administrador

-certificado del artículo 6º Ley nº 941  y constancia del artículo 8º Ley nº 941;

Del cumplimiento de Ordenanzas, Leyes, Decretos, Resoluciones, Disposiciones, Código Edificación Urbana GCBA

-aguas recuperadas para limpieza de veredas [Ley 4.237 GCBA];

-aires acondicionados [Ord. 34.421/78; Ley 4877/14];

-animales, mascotas en vía pública, responsabilidad de consorcistas [Ord. 41.831/87; Ley 4078 GCBA];

-antenas, torres, mástiles y estructuras metálicas en azotea; certificado de aptitud frente al impacto ambiental [Ley 123 GCBA; Disp. 902/98 DGFyCO; Resol. 1/08 APRA/SSPLAN];

-árboles, poda [Ord. 44.779; Ley 490;

-ascensores, montacarga vehículos y/o rampas móviles [Ord. 49.308/96, Ley 160 y 161/99; Dto. 578/01, 1734/03, 879/06; Resol. 897/99 SICM; Disp. 1004/03 DGFOC; Disp. 1432/14 DGFyCO; art. 8.10.3. Cód. Edif.]

-avisos de obra [Ley 160 GCBA; Dto. 2805/90; art. 2.1.1.0 Sección 2, Cód. Edif. Urbana];

-calefones, calefactores, termotanques [Ley 123 GCBA; Dto. 222/12; Disp. 117/12 DGTALAPRA];

-desagües pluviales [Ley 160 GCBA; ap. 5.11.2.1 Cód. Edif. Urbana];

-desinfección, desratización y desinsectación de partes comunes [Ord. 36352/80, 45.593/91; Resol. 360/11 APRA; Disp. 705/15 DGCONT];

-discapacitados, accesibilidad y protección integral [Ord. 47.818; Ley 22.431/81, 24.314/94; Dto. 914/97; Ley 962/03 GCBA];

-disyuntor diferencial tablero general de Edificio [Ley 19.587 art. 8 inc. a)];

-calderas e instalaciones termomecánicas [Ord. 27.708/73, 33.677/77; Dto. 887/79; Disp. 1910/15, 36/16 DGFyCO];

-carteles de publicidad en fachadas [Ley 2936/03, 3136/09 GCBA];

-chimeneas y conductos de evacuación de gases tóxicos [ap. 5.11.5.0 Cód. Edif. Urbana];

-escaleras con barandas y antideslizantes por peldaño de escalón [Ley 19.587];

-extintores manuales (matafuegos) [Ord. 40.473/84; Ley 2.231/06; Dto. 579/09; Disp. 11/13, 2.614/08, 1.230/16 DGDyPC; Resol. 530/10 AGC; 523/09 AGC/AFIP; 32/15 AGC, Normas IRAM 3.517 II];

-fachadas, frentes y balcones [Ley 257/99; Dto. 1.233/00, 1.330/01];

-fumigación [Ord. 36.352/81; Ley 11.843, 14.156, 22.577; Dto. 92.767/36];

-garages, alarmas, señalización salida de vehículos [Ord. 41.768/86];

-informe de seguridad e higiene [Ley 19.587, Dto. 351/79];

-instalaciones eléctricas [Ley 23.696; Dto. 634/91 GCBA];

-instalaciones sanitarias visado previo [Ley 160; Dto. 718/01 GCBA; art. 2.1.2.3 Cód. Edif. Urbana];

-mangueras, detectores, nichos hidrantes y bocas de incendio [Ley 2231/06; Disp. 643/14 AGC; 415/11 DGDyPC; Cód. Edif. Urbana arts. 4.12 y 6.3.1.4 - Normas IRAM 3594];

-jabalina de puesta a tierra, resistencia y gradiente [Ley 19.587; Dto. 351/79; Disp. 1541/11 DGDyPC; Disp. 900/15 SRT; Resol. Copime Hist. 1.1; Norma IRAM 2281- Parte II];

-limpieza e higienización de instalaciones que acumulan agua [Disp. 268/09 DGIHU];

-limpieza por empresas privadas [Ley 21.297, 20.744]

-luces de Emergencia [Ord. 34.197/78];

-macetas en los balcones, restricciones [AD 630.75 del Cód. Edif. Urbana GCBA; Ley 257/99];

-medianeras publicidad permitida por ley de tránsito [Ley 24.449; Ley 2148 arts. 2.1.3 y 2.1.4; Ley 5448/16 GCBA];

-pararrayos y sistemas de protección de estructuras [Cód. Edif. Urbana ap. 3.11.7; IRAM 2226];

-permisos de obra [Ley 160 GCBA; Dto. 2805/90; art. 2.1.1.1 Cód. Edif. Urbana]

-planos y planes de evacuación [Ley 1.346/04, 2.191/06 GCBA];

-piscinas de uso común en Edificios [Ley 4342/12; Cód. Edif. Urbana ap. 1.7.8.6 y 1.7.8.7]:

-pulsadores luminosos automáticos de pasillos [Ley 24.314, Dto. 914/97];

-polución y otras molestias [Ord. 39.025/83; Dto. 6313/74];

-portería, condiciones [Ley 24.248 art. 4.8.8 Cód Edif. Urbana; CCT 590/10 art. 25, inc. 5)];

-residuos separación secos y húmedos [Ley 25.916; Ley 1854/05 GCBA; Dto. 1033/80, 613/82, 639/07; Resol. 251/13 MAYEPGC];

-ruidos molestos, contaminación acústica, excedencia decibeles [Ley 1540/04 GCBA];

-seguridad e higiene en el trabajo [Leyes 19.587, 24.557, 25.212, Dto. 249/07; Resol. 84/12 SRT];

-señalizaciones de medios de salidas de emergencias e iluminación [Ord. 45.425/91; Ley 962/02];

-tabaco prohibición en partes comunes [Ley 26.687/11 art. 4 inc. h)];

-tanques de agua potable, desinfección y limpieza semestral, análisis bactereológico físico químico anual [Ord. 43.447/88, 45.593/92; Dto. 2045/93, 999/92, 787/93; Resol 6/11 APRA; Ley 19.587];

-tanques de bombeo y reserva de agua para incendio [Ley 160; ap. 5.11.1.1 y 5.11.10.0 Cód. Edif. Urbana GCBA];

-tendido de ropa en balcones [Dto. 3.244/44];

-terrazas y azoteas [Ley 4428/12 GCBA];

-veredas conservación y reparación, responsabilidad frentistas [Ord. 33.721/77];

-vestuario e instalación sanitaria para vigiladores y/o contratistas [art. 4.2.8.1 Cód. Edif. Urbana];

-vigilancia privada [Dto. 1022/99; Ley 118/98, 963/03, Dto. 1183/93, 446/06 GCBA];

Por lo expuesto, se omiten las consideraciones propias de las Auditorías Contables, sobre todo las referidas a las Reglas Técnicas n° 7 y n °35 de la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, ya que los Balances y Estados Contables Societarios que le sirven de base, modelo y objetivo no se corresponden ni son compatibles específicamente a la gestión, tan versátil y multifacética, de una Administración de Consorcios;

El Control de Gestión reviste los parámetros de una indagación y conciliación de lo hecho y lo omitido frente a lo que resulta exigible para la actividad;

Se realiza solamente contando con elementos de juicio válidos y suficientes que permiten respaldar las aseveraciones formuladas; y por tal motivo se cotejan antes de su expedición con quién los fue consolidando, es decir, con el Administrador;

Son presentados ante el Consejo de Propietarios por intermedio de uno de los Miembros de la Asociación, quien reviste total independencia laboral, económica, jurídica, o de cualquier otra índole con los consorcistas que lo encomendaron, y que no tiene ningún grado de interés económico, profesional, intelectual o personal en el resultado del mismo;

Tarea que encuentra límite en la documentación que efectivamente sea aportada por el destinatario de la revisión, es decir, por el Administrador, quedando en manos de éste exhibir la que contradiga o la revierta, en función de la carga dinámica probatoria a su alcance (in dubio pro consumidor) haciendo saber que se realiza al mejor saber y entender del controlador, obrando de buena fe y dentro de parámetros fijados por las reglas del arte

Habiendo interpelado los Consejeros comitentes al Administrador requiriendo la exhibición del respaldo documental de Libros Obligatorios, contratos, presupuestos, convenios, locaciones de servicios con abono mensual, cumplimiento de normativa obligatoria gubernamental, y todo otro antecedente obrante en la oficina de Administración, y habiendo obtenido los elementos allegados por vía de escaneo o fotocopias puestas a disposición, el material recolectado es el utilizado como base sustancial para la confección del Control de Gestión; aclarando que respecto a la documentación requerida que no es exhibida o se excusa la Administración de tener, por encontrarse depositada en otra dependencia, o encontrarse en trámite, o bajo otro depositario, le aplica el Principio Legal de presunción en contra (el Administrador es quien debe aportar la prueba de su buena tarea) y el Principio de insuficiencia probatoria [si la prueba aportada deja dudas, significa incumplimiento) (arts. 3, 5, 19, 37, 40, 65 Ley 24.240]-